効率的な会議を実現する優れたファシリテーターが守っている7つの掟

終わった後でモヤモヤしない、出た価値があると思えるミーティングとは、どのようなものでしょうか?

最低限の要素として挙げられるのは、次の3点です:
・明確な目的があること
・生産性があること
・決められた時間通りに終わること

付け加えるならば、
・自分が出る必然性が感じられること
・会議が終わった後にすぐ動きだせる状態になっていること

まで満たされると、理想的ですよね。

では、そのようなミーティングを実現する秘訣は何だと思いますか?
答えは、「効果的なファシリテーション」です。
ミーティングの目的にフォーカスしながら進行し、焦点がずれないようにコントロールすることで、まずは最低限の要素を満たすことができます。
そのうえ、優れたファシリテーターは、チームを一つにまとめあげ、ミーティングに参加する楽しみさえも感じさせてくれます。

「そんな素晴らしいファシリテーターになりたい!」と思いませんか?
今日は、ベルリッツのBBCS(実践的ビジネストレーニング)の講師が、優れたファシリテーターが守っている7つの「掟」を伝授します。
ぜひ以下のテキストを読んで、実践で試してみてください。

Effective meetings need a great facilitator

What makes a meeting effective? Well, at the very least, it should have clear objectives, be productive, and finish within the allotted timeframe.

But the most essential ingredient of a successful meeting is effective facilitation: keeping the meeting moving forward, focused on its objectives and free from distractions and interruptions. A good and effective facilitator can bring a team together and move the meeting forward. He can make the experience participatory and enjoyable for all in attendance. If you want to improve your facilitation skills and lead better meetings, you need to:

1. Be prepared

Be the best prepared person in the room. This means understanding the goals of the meeting, being familiar with the subject, thinking ahead of time about potential directions in which the discussion might go. Solid preparation will enable you to give your full attention to group dynamics and to understand what individuals in the group are discussing.

2. Establish ground rules

Most meetings need ground rules, and these should be established at the start of the meeting. They help the meeting proceed smoothly by ensuring that all participants understand what is expected of them. Depending on the type and context of the meeting, the rules will differ. For example, the facilitator of a brainstorming meeting might request that “no ideas should be criticized” or that “if you disagree with someone’s opinion, please provide an alternative”.

3. Stay neutral

Facilitators should remain impartial, and avoid guiding the meeting towards their own preferred solutions. A balanced and constructive approach is essential.

4. Ensure everyone sticks to the agenda

Side and off-topic conversations can derail the meeting process. Effective facilitators keep everyone on track and get all participants to focus on the objective.

5. Encourage everyone to participate

Facilitators should consistently keep an eye on whether all participants are actively involved in the meeting, and seek to involve those who are not by asking for their contributions. This promotes diversity of opinion and also helps to prevent individual participants from dominating the meeting process.

6. Ensure everyone knows what to do after the meeting

One of the most important, but often over-looked, aspects of meetings is generating a list of action points. It is vital for the facilitator to ensure that follow-up tasks have owners and deadlines. This ensures that the next steps arising from the meeting are clear for all participants.

7. Summarize clearly

An effective facilitator can listen to a complex set of ideas and then offer a concise and timely summary. Summarizing meeting points can also be used to revive a discussion that has ground to a halt, or to end a discussion that needs to be wrapped up. Summarizing is one of the main ways to help participants reach a consensus.

In your experience, what other qualities does an effective facilitator need to have?

いかがでしたか?

1) 準備する
2) 基本ルールを作る
3) 中立を保つ
4) 全員を議題に集中させる
5) 全員に参加を促す
6) ミーティング後すべきことを示す
7) はっきり要約する

以上のポイントを守って、よりよいファシリテーションにつなげてみてください。
優れたファシリテーターが備えるべき素養について、こちらの記事ではさらに日本語で解説しています↓
人をより広い土俵へ導く優秀なファシリテーター3つの素養
ぜひ合わせてご覧ください。

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